Sự khác biệt chính giữa hai phương pháp Kế toán dồn tích (Accrual basis) và Kế toán dựa trên dòng tiền (Cash basis) nằm ở thời điểm doanh thu và chi phí được ghi nhận. Kế toán dồn tích ghi nhận doanh thu và chi phí ở thời điểm khi thu nhập hoặc thất thoát được xác định, phát sinh, trong khi đó kế toán dựa trên dòng tiền ghi nhận khi dòng tiền trực tiếp đi vào hoặc đi ra
1. Kế toán dồn tích (Accrual basis)
Kế toán dồn tích là phương pháp ghi nhận tài sản, nguồn vốn doanh thu và chi phí được sử dụng trong kế toán dựa trên nguyên tắc dự thu dự chi. Phương pháp này ghi nhận toàn bộ sự kiện tài chính phát sinh tại thời điểm hiện tại và dòng tiền ra/vào dự kiến trong tương lai nhằm đưa ra bức tranh chính xác nhất về tình hình tài chính của công ty
Ví dụ: Một công ty có thể có doanh số bán hàng trong quý hiện tại sẽ không được ghi nhận theo phương pháp tiền mặt. Doanh thu liên quan dự kiến trong quý tiếp theo. Một nhà đầu tư có thể nghĩ rằng công ty không có lợi nhuận trong khi, trên thực tế, công ty đang hoạt động tốt. Phương pháp dồn tích không theo dõi dòng tiền. Một công ty có thể có lợi nhuận trong dài hạn nhưng thực sự có một sự thiếu hụt tiền mặt lớn, đầy thách thức trong ngắn hạn.
Một nhược điểm khác của phương pháp dồn tích là nó sẽ phức tạp hơn để sử dụng vì nó cần phải tính đến các mục như doanh thu chưa thu được và chi phí trả trước. Đồng thời, ta có thể cần thuê một vài nhân viên có kiến thức chuyên môn về kế toán. Phương pháp dồn tích thường được yêu cầu đối với các công ty nộp báo cáo tài chính đã được kiểm toán và được yêu cầu theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP) do Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính (FASB) ban hành.
2. Kế toán dựa trên dòng tiền (Cash basis)
Khác với kế toán dồn tích, trong kế toán tiền mặt, doanh thu- chi phí được ghi nhận tại thời điểm có sự thay đổi của dòng tiền (khi doanh nghiệp nhận được tiền bán hàng hóa hay khi doanh nghiệp chi tiền mua hàng). Do đó, trong quá trình kế toán hạch toán không có tài khoản phải thu, tài khoản phải chi nhưu doanh nghiệp hạch toán theo cơ sở kế toán dồn tích.
Ưu điểm chính của phương pháp tiền mặt là sự đơn giản của nó — nó chỉ tính đến tiền mặt được trả hoặc nhận. Vì vậy, việc theo dõi dòng tiền của một công ty cũng dễ dàng hơn. Nó có lợi cho các doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhỏ bởi vì, hầu như, nó sẽ không yêu cầu thêm nhân viên (và các chi phí liên quan) để sử dụng.
Tuy nhiên, phương pháp này có thể phóng đại tình trạng của một công ty rằng nó đang ở trạng thái giàu tiền mặt. Đó là bởi vì nó không ghi lại các khoản phải trả có thể vượt quá tiền mặt trên sổ sách và dòng doanh thu hiện tại của công ty. Do đó, một nhà đầu tư có thể kết luận rằng công ty đang kiếm được lợi nhuận trong khi, trên thực tế, công ty có thể gặp khó khăn về tài chính. Phương pháp cơ sở tiền mặt không được chấp nhận theo GAAP.
3. Trường hợp sử dụng các phương pháp trên
Phương pháp dồn tích là phương pháp được sử dụng phổ biến hơn, đặc biệt là bởi các công ty giao dịch công khai. Một lý do cho sự phổ biến của phương pháp dồn tích là nó làm mịn thu nhập theo thời gian vì nó chiếm tất cả các khoản thu và chi phí khi chúng được tạo ra. Phương pháp cơ sở tiền mặt chỉ ghi lại những điều này khi tiền mặt đổi chủ và có thể trình bày quan điểm thay đổi thường xuyên hơn về lợi nhuận.
Ví dụ, theo phương pháp cơ sở tiền mặt, các nhà bán lẻ sẽ có lợi nhuận cao trong quý 4 khi người tiêu dùng mua cho mùa lễ. Tuy nhiên, họ sẽ không có lãi trong quý 1 năm tới khi chi tiêu của người tiêu dùng giảm sau đợt cao điểm nghỉ lễ.
Cả hai phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm của chúng. Mỗi phương pháp đều cung cấp quan điểm khác nhau về tình trạng tài chính của một công ty. Đối với các nhà đầu tư, điều quan trọng là phải hiểu tác động của cả hai phương pháp khi đưa ra quyết định đầu tư. Phần lớn các công ty mà mọi người có khả năng đầu tư vào, sẽ sử dụng kế toán dựa trên dồn tích. Tuy nhiên, nếu bạn bắt gặp một công ty nhỏ sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt, đó chắc chắn là điều cần chú ý.